Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Voice-Board.com by Ing. Bernhard Wurm MA BSc BEd
Stifterstr. 4A
4160 Aigen-Schlägl
Österreich
E-Mail:
2. Zwei Rollen: Website und Plattform
Für die öffentliche Website und für Ihr eigenes Konto sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.
Sobald Sie Voice-Board als Arbeitsbereich („Workspace") nutzen, entscheidet die Organisation, die diesen Arbeitsbereich betreibt, über Zweck und Mittel der dort verarbeiteten Inhalte. Für diese Inhalte sind wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO, und die Organisation ist Verantwortliche. Wenn Sie Mitglied eines fremden Arbeitsbereichs sind, richten Sie Auskunfts- und Löschbegehren zu den dortigen Inhalten bitte an diese Organisation; wir unterstützen sie dabei.
3. Welche Daten wir verarbeiten
3.1 Konto
E-Mail-Adresse, Benutzername, Anzeigename, optional Profilbild und Telefonnummer, Zeitpunkt der Anlage und der letzten Änderung, Sprache, Status der E-Mail-Bestätigung und der Zwei-Faktor-Anmeldung.
Anmeldeverfahren: Passwort (als Hash, nie im Klartext), Passkey (WebAuthn – der öffentliche Schlüssel und ein Signaturzähler; der private Schlüssel verlässt Ihr Gerät nie) oder Anmeldung über Google, Microsoft oder GitHub. Bei letzterer erhalten wir von dort Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und gegebenenfalls Ihr Profilbild.
3.2 Inhalte, die Sie erstellen
Vorschläge, Kommentare, Bewertungen, Aufgaben und Projektdaten, Zeitbuchungen, hochgeladene Dateien und Dokumente, Board- und Workspace-Einstellungen, Einladungen, die Sie versenden, sowie Ihre Benachrichtigungseinstellungen.
3.3 Aktivitätsprotokoll
Wer wann welche Änderung vorgenommen hat, damit Mitglieder eines Arbeitsbereichs nachvollziehen können, was geschehen ist. Das Protokoll enthält Ihre Benutzer-ID, den Zeitpunkt und die Art der Änderung.
3.4 Abrechnung
Bei kostenpflichtigen Tarifen: Rechnungsempfänger, Rechnungsanschrift, Land, gegebenenfalls UID-Nummer, Tarif, Laufzeit, Rechnungsbeträge und Zahlungsstatus. Kartendaten sehen wir nicht – die Zahlung läuft ausschließlich über Stripe (siehe Abschnitt 6).
3.5 Technische Daten
Beim Aufruf unserer Server fallen Protokolldaten an: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Statuscode und Browserkennung. Sie dienen dem Betrieb und der Abwehr von Missbrauch. Zusätzlich messen wir das übertragene Datenvolumen je Arbeitsbereich, um den vertraglich vereinbarten Umfang abzurechnen.
4. Rechtsgrundlagen und Speicherdauer
| Verarbeitung | Rechtsgrundlage | Dauer |
|---|---|---|
| Konto und Bereitstellung der Plattform | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) | bis zur Löschung des Kontos |
| Inhalte in einem Arbeitsbereich | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Auftrag der Organisation (Art. 28) | nach Weisung der Organisation |
| Rechnungen und Buchhaltungsunterlagen | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 132 BAO | 7 Jahre – auch nach Löschung des Kontos |
| Server- und Sicherheitsprotokolle | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betriebssicherheit) | 14 Tage |
| Benachrichtigungen per E-Mail und Push | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; jederzeit im Profil abschaltbar | bis zur Abbestellung |
| Anmeldung über Google, Microsoft, GitHub | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (von Ihnen gewähltes Anmeldeverfahren) | bis zur Trennung der Verknüpfung |
5. Cookies und ähnliche Techniken
Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies: das Anmeldecookie, das Sie angemeldet hält, und eine Sitzungskennung während des Anmeldevorgangs über einen externen Anbieter. Es findet kein Tracking, keine Reichweitenmessung und keine Werbung statt.
Deshalb fragen wir Sie auch nicht um Einwilligung: notwendige Cookies sind nach § 165 Abs. 3 TKG 2021 einwilligungsfrei. Die öffentliche Website bindet keine externen Schriftarten, Karten oder Videos ein – es werden beim Aufruf also keine Daten an Dritte übertragen.
6. Empfänger und Auftragsverarbeiter
Wir geben Daten nur weiter, soweit es für den Betrieb nötig ist. Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO.
| Dienst | Wofür | Welche Daten | Ort |
|---|---|---|---|
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Zahlungsabwicklung bei kostenpflichtigen Tarifen | Name, E-Mail, Rechnungsanschrift, Betrag; Kartendaten ausschließlich bei Stripe | Irland, mit Übermittlung an Stripe, Inc. (USA) |
| Eigener Server des Verantwortlichen | Betrieb von Anwendung und Datenbank | alle in Abschnitt 3 genannten Daten | Europäische Union |
| Eigener Server des Verantwortlichen | Speicherung von Dateien, Dokumenten und Profilbildern | hochgeladene Inhalte | Europäische Union |
| Eigener Mailserver des Verantwortlichen | Versand von Benachrichtigungen, Einladungen und Rechnungen | E-Mail-Adresse, Name, Inhalt der Nachricht | Europäische Union |
| Google Ireland Ltd. / Microsoft Ireland / GitHub | nur wenn Sie sich dort anmelden | Anmeldevorgang; wir erhalten E-Mail, Name, ggf. Bild | EU/USA |
| Push-Dienste der Browserhersteller | nur wenn Sie Push-Benachrichtigungen aktivieren | verschlüsselte Benachrichtigung, Geräte-Endpunkt | weltweit |
6.1 KI-Funktionen
Wenn Ihr Arbeitsbereich KI-Funktionen nutzt, werden die dafür nötigen Inhalte — etwa der Text eines Vorschlags — an den konfigurierten KI-Anbieter übermittelt. Derzeit ist kein KI-Anbieter konfiguriert; eine solche Übermittlung findet nicht statt.
6.2 Integrationen
Verbindet Ihre Organisation den Arbeitsbereich mit Slack oder Microsoft Teams, werden Benachrichtigungen dorthin übermittelt. Diese Verbindung richtet die Organisation ein und verantwortet sie.
7. Ihre Rechte
Sie haben jederzeit das Recht auf
- Auskunft (Art. 15) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) – in Ihrem Profil unter „Datenschutz" können Sie einen vollständigen Export Ihrer Daten als maschinenlesbare Datei selbst anfordern;
- Berichtigung (Art. 16) – Ihre Kontodaten ändern Sie im Profil selbst;
- Löschung (Art. 17) – ebenfalls im Profil unter „Datenschutz", siehe Abschnitt 8;
- Einschränkung (Art. 18) und Widerspruch (Art. 21);
- Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde. Zuständig in Österreich: Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, www.dsb.gv.at.
8. Was bei einer Löschung geschieht
Damit Sie wissen, was Sie erwartet – Löschung heißt hier konkret:
- Ihr Konto wird anonymisiert: E-Mail, Name, Profilbild, Telefonnummer und Passwort werden entfernt, Anmeldungen über Dritte getrennt.
- Ihre Kommentare bleiben als Platzhalter „[gelöscht]" stehen, damit Diskussionen anderer Personen nicht auseinanderfallen.
- Bewertungen, Abonnements, Benachrichtigungseinstellungen und Push-Registrierungen werden gelöscht, Mitgliedschaften beendet.
- Rechnungen bleiben erhalten – dazu sind wir gesetzlich verpflichtet (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO, § 132 BAO).
Sind Sie die einzige administrierende Person eines Arbeitsbereichs, müssen Sie diesen zuerst übergeben oder löschen – sonst bliebe er ohne jede Verwaltung zurück. Die Anwendung sagt Ihnen das vor der Löschung.
9. Minderjährige
Voice-Board richtet sich an Unternehmen und Organisationen. Ein eigenständiger Vertragsschluss ist Personen ab 18 Jahren möglich.
Einsatz an Schulen: Wird Voice-Board von einer Bildungseinrichtung eingesetzt, ist die Einrichtung Verantwortliche für die Daten ihrer Schülerinnen und Schüler. Sie entscheidet über die Rechtsgrundlage und holt, soweit erforderlich, die Einwilligung der Erziehungsberechtigten ein (Art. 8 DSGVO; in Österreich ist die eigenständige Einwilligung ab 14 Jahren möglich, § 4 Abs. 4 DSG). Wir verarbeiten diese Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter; die Einzelheiten stehen im Auftragsverarbeitungsvertrag für Bildungseinrichtungen.
10. Sicherheit
Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Passwörter werden gehasht gespeichert, Zugangsdaten zu Integrationen verschlüsselt abgelegt. Die Daten der einzelnen Arbeitsbereiche sind voneinander getrennt; jede Abfrage ist auf den jeweiligen Arbeitsbereich beschränkt.
11. Änderungen
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert. Maßgeblich ist die hier veröffentlichte Fassung.
Stand: 09/2026